如何写作 | w

1. 不同职场人士特点、诉求和写作场景

职场人士	诉求	写作场景
职场小兵	专业技能强，需要简洁有力地从专业视角影响读者；	需要经常写一些文章分享信息、阐述观点，比如项目进度报告、会议纪要、工作计划、可行性报告。
职场老兵	列出工作过程和结果，并把“成果”变成“功劳”，证明自己是未来的管理人才	运营类报告
职场管理层	高层的故事线来组织文章逻辑	管理类报告，描述清楚商业逻辑，以便公司做出战略决策

2. 通常存在的困惑

工作太忙，需要快速成文的方法
没受过商务写作的专业训练，分不清商务写作、文学写作、学术写作的清晰界限
不知道如何从工作中收集一手资料，并从资料上构筑观点
不知道如何以公司战略为风向标，提出自己的诉求，争取资源
不知道怎样通过写作，把自己从“做事”的模式，调整为“做贡献”的心态；
写作时容易用空洞的言辞，缺乏实质内容

3. “书面沟通”技能的本质

作为写作者要用大量的信息化语言，在文字上与读者建立起信任，让读者通过单向沟通的形式，读出双向沟通的幻觉，最后双方理性、感性都达成一致。

沟通形式	单向，作为作者，要通过“单向沟通的形式”，让读者读出“双向沟通的幻觉”（因为没有一个正常的成年人喜欢“被通知、被命令”，大家都喜欢“被商量、被探讨”）
沟通的标准	60 分沟通标准：互相明白对方的意思 80 分沟通标准：达成协作，获得想要的结果 100分沟通标准：理性和感性都要达成一致
沟通的基本前提	“信任”是超越一切沟通形式、一切沟通技巧最基础的前提

4. 课程编排

先道（思想和内容）后术（文字的质感、温度）；
先谋篇布局，再润色文字；
先把话写清楚了，再把它写精彩了。

一、二讲：基础课，养成正确的写作习惯——先想（TCS三步构思）后写然后删

三、四讲：四大思维能力组织文章结构

4.1 先想再写-TCS（基调、内容、结构）三步构思法

4.1.1. Tone-基调

基调为王，七种文案的标志性语气；

清楚每类文章需要传递的价值是确定基调的前提

具体案例和标志性基调

具体文案	标准基调	忌	宜
年终总结	有深度	×回顾 ×业绩流水账	√行动指南 √提供难得的一线经验和不同的视角 √体现分析能力，将感性认知上升到理性的规律性的总结，协助领导对未来做出正确的决策
进展汇报	不讨教	×只提问题	√给出方案 √汇报公式：我这样做，您同意吗？ √呈现解决问题过程中的重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利
调查报告	实事求是	×“我认为”、“我估计”	√“资料显示”、“数字表明”
项目计划	可交付	×仅仅写行为：“选择外部供应商”、“草拟消费者调查报告”	√众多可交付结果的总和：“确定外部供应商”、“递交消费者调查报告” √项目计划书按照OKR，即关键结果用来衡量目标是否达成注：Object（目标）、KeyResult（关键结果）
请示	有主见	×传声筒语气：“他们抱怨”、“他们声称”	√有主见、有担当的语气：“我注意到”、“我相信我的团队会” √给出量化的标准、如果是选择题，需要提供最佳选项
批复	态度明确	×“似属可行”、“酌情办理”

4.1.2. Content-内容

原则：从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列。也就是说，文章的每个部分都要对读者有价值。

4.1.3. Structure-结构（金字塔）

向下想三层，假设变结论

4.1.4 压缩三分之一的文字

KISS原则：keep it short and simple

文字表达要简洁：段落中不能有多余的句子，句中不能有多余的词
内容提供要详实：阐述和实例细节，会让文章更长，但不是冗长
三个方法，“减无可减”（简洁的文字体现自律）:
1. 压缩注水的文字“大概”、“一般来说”、“话说回来”
2. 删掉“在我看来”、“我认为”、“我相信”，没必要反复提醒读者这是我的观点
3. 压缩重复的句子

5. 日常邮件的高段位写法

5.1 标题 | “呼唤你，愉悦你”

忌	宜
框架式标题： ×《12月3日的培训课程》 ×《5月12日会议纪要》 ×《Re:Re:Re:Re:部门会议的筹备》	√《12月3日——学习成为有效的沟通者》 √《5月12日会后行动方案，请批示》 √《年度明星员工;Re:部门会议的筹备》

5.2 开头 | 有温度、有重点的开门三句话

根据不同企业收集到的邮件样本，开篇的问题往往不在于没有开门见山，而是前篇一律的机器语言风格。

写作目的放在前三句中（邮件的第四句已经不算开头了）：

开头用一句话写出你的个性和感性智慧（沟通需要暖场），然后第二、三句马上进入主题。

开头第一句参考版本	应用场景
“祝贺你升级为妈妈，照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。”	女员工休完产假回到工作岗位
“嘿，刚才的发言很精彩！”	某次电话会议之后的邮件开头
“夏天的贵州很舒爽吧。”	对方刚刚度完假回来
“上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。”	参加对方组织的年会后
第二、三句马上进入主题	“我给你发邮件，是想核实一下……”

5.3 正文 | “三个凡是”安排格式，提供读者所有必需信息

内容：TCS三步法中内容要求，提供读者需要知道的所有必需信息（考察对他人需求的敏感度和洞察力）

格式：三个凡是

凡是能分段，就分：以段为单位呈现思考逻辑
凡是能做小标题，就做：小标题是路标，降低读者的阅读难度，同时防止阅读思维不脱轨

标题之间结构平行：

窍门一：使用动宾短语（动宾短语是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构）

比如：同盟会的“驱除鞑虏、恢复中华、创立民国、平均地权”；迪士尼的“制造奇迹”；

“现行的合同条款、协商新条款、谁签署合同”，写成“回顾现行条款、协商新条款、确定签署人”

窍门二：如有两个动词，可保留一个动词（显得正式，又力透纸背，更有气势）

比如：“调整结构”，写成“调结构”；“夯实基础”，写成“夯基础”；“振兴集镇”，写成“兴集镇”

凡是能列清单图表，就列（一图胜千文）

三个凡是不仅为文字创造出“留白”，而且把结构化的思维，视觉化给读者看，善于使用三个凡是的作者，不需要借助下划线或粗黑体，就能将所要强调的内容得以强调，这就是写作的优雅。

5.4 诉求 | 清晰的立场和尊重的语气

诉求这个部分很敏感，不适合前面提到的KISS原则，句子太短，本身就是一种简单粗暴；

温和而坚定的表达诉求，是自尊度高的人群特定的习惯，是一种理所当然的职场礼仪。

清晰的立场：

忌	宜
×“请各位按时递交表格，否则刘总会责备”	√“我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是张三和李四二位。如果您是在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00~3:30时段电话您，给予帮助。”

写出尊敬的语气的两个技巧：

把句子拉长
用问句把需求写出去。

5.5 结尾 | 积极而开放的结尾，引发真正的行动

积极而开放的结尾，能让读者再一次产生双向沟通的幻觉，降低信任成本。

更积极的结尾：

常规	更积极
“如果你有任何问题，请随时和我联系”	“我会每周和您更新这个项目的进程。周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。”

开放式结尾：“我期待能和您在电话里进一步讨论。欢迎您的建议，盼探讨。”